Apartman toplantıları, çay veya altın günü toplantıları, okul aile birliği toplantıları, dernek toplantıları, mezunlar toplantıları, meslek mensupları toplantıları, özel konulu sohbet toplantıları, şirketlerin bölüm-bölge toplantıları, yönetim kurulu toplantıları, toplantılara çeki düzen vermek için yapılan toplantılar…

Allah geçinden versin değil mi? Ama er ya da geç yapıyoruz işte toplantıları. Bari şu hususlara dikkat edelim

AKTÖRLER

Bir derdi olan, yalnız başına çözemeyeceğini düşünerek ilgili kişilerin bir arada bulunmasını isteyen kişidir.

Toplantıyı ve gündem maddelerini görüşmeye açan, katılımcılardan bir düzen dâhilinde görüş alarak maddenin karara bağlanmasını ve toplantının amacına ulaşmasını sağlayan kişidir.

Gündem maddelerine ayrılmış sürelerin görüşme sırasında aşılmaması için planlama ve kontrol fonksiyonlarını üstlenen kişidir. Kendisine söz verilmeksizin kalan süre hakkında duyuruda bulunarak konun dağılmasını önlemeye yardımcı olur.

Toplantıya hazırlıklı ve zamanında gelmekle, kendisinden beklenen katkıyı toplantı kurallarına uygun bir biçimde kısa ve öz olarak sunmakla görevli olan kişilerdir.

Gündem maddelerine ilişkin karar ve görevlendirmeleri toplantının amacına uygun bir biçimde not alan bu sebeple toplantıyı durdurarak notlarını netleştirme yetkisinde olan kişidir. Toplantının başlangıç ve bitiş zamanlarını ve toplantıda hazır bulunanları da eklediği toplantı tutanağını dağıtarak takip aşamasına da hizmet eder.

SÜREÇ

Toplantı yapılmadan da üstesinden gelinebilecek çalışmalar için başkalarının zamanının çalınmaması bilinci ve çabalarıdır; bu sorumluluk tüm aktörlere aittir.

Yetersiz ön hazırlık ve/veya yersiz katılımcı ile toplantı yapılmasının önüne geçilmesini sağlayan safhadır. Toplantının amacı, kaçınılmaz katılımcıları, katılımcılara uygun bir toplantı tarihi ve yeri, toplantının gündemi, gündem maddelerinin karara bağlanması için gerekli süre, başlangıç-bitiş saatleri, katılımcılardan beklenen ön çalışma belirlenir, duyurulur, teyitler alınır ve yürütmeye geçilebileceği kararı verilir (toplantı yöneticisi tarafından).

Katılımcıların vaktini ve fikirlerini zayi etmeden toplantıyı amacına ulaştırma safhasıdır. Toplantı yöneticisinin nitelikleri ve yöntem bilgisi bu safhada çok etkilidir. Son dakikacılık, ajanda kullanmama, gerçekçi süreler yerine arzulanan sürelerle iş planlama, belirlenen metot ve sürelere uygun çalışmama (batı kültürüne göre plan yapıp doğu kültürüne göre iş yapma) gibi kurumsal hastalıkların önüne geçebilmek için kurum bütününde bir eğitim-danışmanlık projesi yürütülmelidir (bu çözümü toplantı yöneticisinden beklemek insafsızlık olur).

Toplantı yöneticisi toplantıyı zamanında başlatır. Zamanında gelenlere saygı göstermek ve zaten katılmayacak kişilerin grubun zamanını çalmasını engellemek toplantı yürütücüsünün bu safhadaki görevleri arasındadır. Toplantı yöneticisi toplantının amacını ve gündem maddelerini hatırlatarak toplantıyı açar, başta zaman tutucu olmak üzere katılımcılarla birlikte ek gündem taleplerini maddeler için ayrılmış süreleri ve madde bazında katılacak kişilerin geliş-gidiş saatlerini göz önünde bulundurarak görüşme planını netleştirir ve zaman kontrolünü zaman tutucuya devreder.

Gündem maddelerini kendilerine ayrılmış sürelerde karara bağlayabilme, toplantıyı zamanında bitirebilme yürütme safhasının performans ölçütlerindendir. Toplantının yazıcısı toplantının başlangıç bitiş saatlerini, katılanları, alınan kararları ve yapılan görevlendirmeleri dikkatle not alır, aldığı notları görüşmelerin sonunda katılımcılara okur ve toplantı bitiminde toplantı yöneticisinin ve gerekiyorsa katılımcıların imzasını alarak geciktirmeden dağıtır.

Toplantıda alınan kararların takip edilmesi ve toplantıların etkinliğinin değerlendirilmesi bu safhada yapılır. Alınan kararların ve verilen görevlerin zamanında tamamlanması için katılımcılar üzerlerine düşen görevleri yerine getirir, toplantı yöneticisi bu konuda takipçi olur.

Belli dönemlerin sonunda dönem içinde yapılan toplantıların etkiliğini özetleyen bir rapor hazırlanır. Raporda zamanında başlama-bitirme ve kararların/görevlerin zamanında hayata geçirilme oranları konu ve görevli kişi/birim kırınımlarında sunulur. Kayıplara yönetimin dikkatini çekebilmek için toplantılarda harcanan adam-saatlere de yer verilir.

Yönetim rapordan yararlanarak zayıf halka(lar)ın üzerine gider. Ödül-ceza, eğitim, danışmanlık, çalışma ortamındaki eksiklerin giderilmesi gibi araçlarla zayıf halkalar bir bir güçlendirilir.

Onlar ermiş muradına biz çıkalım kerevetine…

İYİLEŞTİRME

Toplantı yönetimi eğitimi almış ya da almamış olabilirsiniz; toplantılarınızın etkinliğinden memnun değilseniz işe sorun saptayarak başlayabiliriz. Toplantı yönetimi sürecinizin etkinliği konusunda dört ana başlıkta inceleme yaparak ne gibi desteğe ihtiyacınız olduğunu belirleyebiliriz.

• Zamanında başlama problemi

Kurumun zaman yönetimi konusunda desteğe ihtiyacı olduğunu gösterir.

• Zamanında bitirme problemi

Toplantı planlama ve toplantıyı yürütme ile ilgili desteğe ihtiyaç olduğunu gösterir.

• Alınan kararların uygulamaya geçirilmesi problemi

Tepe yönetimin etkinliğinin ve yöneticilerin yönetim becerilerinin geliştirilmesi gerektiğini gösterir.

• Toplantı etkinliğinin gözden geçirilmemesi, iyileştirilmemesi problemi

Süreç yönetiminde gözden geçirme sürecinin zayıf olduğunu gösterir. Toplantı yönetiminde gözden geçirme sürecinin iyileştirilmesinden sonra kurumda tüm süreçlerin gözden geçirilmesi konusunda bir proje başlatılması da gerekir.

Toplantı gündemi evrakı

Toplantı tutanağı evrakı

Toplantı tutanakları veritabanı

Toplantı etkinliği raporu

Toplantı etkinliğini arttırma kararları tutanağı

Saptanan sorunları ortadan kaldırmak için yöneticilere toplantı yönetimi, zaman yönetimi, yönetim becerilerinin geliştirilmesi gibi eğitimlerin verilmesi; eğitimlerin uygulamaya geçirilmesi için takip danışmanlığı hizmeti sunulması ile toplantıların etkinliğini önleyen tüm hususlar kurumun bünyesinden atılarak kesin çözüme kavuşulur.

The following two tabs change content below.

• Bio
• Son Yazıları

Şengül Külahlı

Proje Danışmanıdır. İstanbul, 1963 doğumlu, Uludağ Üniversitesi, İ.İ.B.F. İktisat Bölümü (1984) mezunudur. Sertifikalı Yönetim Danışmanıdır. The Certified Management Consultant (CMC), Yönetim Danışmanlığı bilgi, deneyim ve becerileri, tarafsız ve nesnel yöntem ve kriterlerle değerlendirilmiş, mesleki yetkinliği, deneyimi ve güvenilirliği, bağlı bulunduğu meslek kuruluşu ve Uluslararası Yönetim Danışmanlığı Kuruluşları Konseyi (ICMCI– International Council of Management Consulting Institutes) tarafından doğrulanan ve tavsiye edilen, Yönetim Danışmanlarının tanıtımı için kullanılan mesleki yetkinlik ve prestij unvanıdır.

Son Yazılar: Şengül Külahlı (tümünü gör)

• Kızımın Silgi Tozları - 30 Nisan 2021
• Çalışanların harika fikirleri önerilere, öneriler projelere, projeler karşılıklı kazanca dönüşüyor… - 24 Nisan 2018
• Rahmetli Anneannemin İlacı - 4 Ocak 2018
• Mühendis ve Çoban - 19 Kasım 2017
• Mazeretim Var! - 8 Kasım 2017